신입사원 보고 잘하는 법 - 결론부터, 중간보고, 결재 용어까지
신입에게 기대하는 것은 완벽한 결과보다 "지금 어떤 상황인지 알 수 있게 해 주는 것"입니다. 보고만 잘해도 일을 잘하는 사람으로 보입니다.
원칙 1. 결론부터 말한다
"제가 어제 업체에 전화를 했는데요, 담당자가 자리에 없어서…"보다 "업체 납품이 이틀 늦어질 것 같습니다. 이유는 ○○이고, 대안으로 △△를 생각하고 있습니다."가 좋은 보고입니다.
순서: 결론 → 이유 → 대안 또는 요청
원칙 2. 중간보고를 한다
- 일주일 걸리는 일이라면 2~3일째에 방향이 맞는지 한 번 보여 줍니다.
- 마감을 못 맞출 것 같으면 마감 당일이 아니라 알게 된 즉시 말합니다.
- "30% 정도 했는데, 이 방향이 맞는지 확인받고 싶습니다"처럼 진행률을 함께 말하면 좋습니다.
원칙 3. 나쁜 소식일수록 빨리
실수를 숨기다 늦게 드러나면 문제가 커집니다. "제가 ○○를 잘못 보냈습니다. 지금 △△로 수습하려고 하는데 괜찮을까요?"처럼 사실과 수습 방안을 함께 말하세요.
보고 방법 고르기
| 상황 | 방법 |
|---|---|
| 급하고 짧은 일 | 메신저 또는 구두 |
| 기록이 남아야 하는 일 | 메일 |
| 돈이 들거나 승인이 필요한 일 | 결재 시스템(기안·품의) |
| 복잡하거나 의견이 갈리는 일 | 짧은 대면 보고 후 메일로 정리 |
결재 용어
- 기안: 결재를 받기 위해 문서를 처음 작성하는 것
- 품의: 돈이 드는 일(구매, 지출)을 하기 전에 승인을 요청하는 것
- 상신: 결재 문서를 윗사람에게 올리는 것
- 전결: 금액이나 업무에 따라 최종 결재권자 대신 정해진 사람이 결재하는 것
- 반려: 결재가 거절되어 돌아오는 것. 사유를 확인하고 고쳐서 다시 올립니다.
메일로 보고할 때는 회사 메일 쓰는 법을 참고하세요.
회사 용어와 예절은 일반적인 사무직 환경을 기준으로 정리한 참고 자료입니다. 업계와 회사 문화에 따라 다르게 쓰일 수 있습니다.